WHT

W toku prowadzonej działalności przedsiębiorcy często decydują się na wynajem samochodu do celów służbowych, w tym podróży zagranicznych. Zastanawiają się wówczas nad tym, czy i w jakim zakresie otrzymana faktura za najem może zostać zaliczona w koszty uzyskania przychodu bądź stanowić podstawę do odliczenia VAT. Bardzo często zapominają jednak, że w sytuacji gdy samochód jest wynajmowany poza Polską, może wystąpić także opodatkowanie płatności za najem podatkiem u źródła (withholding tax, WHT). Brak analizy i dochowania należytej staranności w tym zakresie może mieć natomiast negatywne skutki dla krajowego przedsiębiorcy – pod względem odpowiedzialności za zaległości podatkowe oraz odpowiedzialności karnoskarbowej za naruszenie obowiązków płatnika. Zweryfikowanie, czy w danym przypadku płatności za używanie samochodu wynajętego za granicą podlegają podatkowi u źródła, będzie bardzo istotne, ponieważ jeśli tak, to należy zadać sobie pytanie, jaką stawkę podatku zastosować i na jakich zasadach. Czynsz najmu samochodu a regulacje krajowe Zgodnie z przepisami ustaw o podatku dochodowym, polski podatnik dokonujący płatności na rzecz podmiotów zagranicznych może być zobowiązany do potrącenia i zapłaty w Polsce tzw. podatku u źródła (WHT). Dotyczy to jednak tylko ściśle określonych rodzajów płatności, w tym m.in. opłat „za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu”1. W takim przypadku stawka WHT wynosi 20%. Oznacza to, że polski przedsiębiorca dokonując płatności na rzecz podmiotu zagranicznego za wynajem samochodu, powinien odprowadzić do urzędu skarbowego 20% podatku od takiej należności. Czy tak będzie zawsze? Otóż nie musi. Polskie przepisy dotyczące podatku u źródła stosuje się bowiem przy uwzględnieniu umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska. Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania – należności licencyjne vs. zyski przedsiębiorstw W zależności od tego, w którym kraju swoją siedzibę (a dokładniej rezydencję podatkową) posiada wynajmujący pojazd, zasady opodatkowania płatności za najem samochodu mogą być różne. Część umów o unikaniu podwójnego opodatkowania włącza bowiem w definicję opłat licencyjnych „opłaty za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego”. I jeśli umowa nie zawiera własnej zawężającej definicji legalnej pojęcia „urządzenie przemysłowe”, to wówczas (zgodnie z art. 3 ust. 2 poszczególnych umów) należy takie pojęcie interpretować zgodnie z krajowymi przepisami podatkowymi – a te, jak wspomniano powyżej, wprost włączają środki transportu do pojęcia „urządzeń przemysłowych”. Takie stanowisko podzielają także polskie organy podatkowe oraz sądy administracyjne. Opłaty za najem samochodu kwalifikowane jako należności licencyjne będą podlegać WHT, jednakże – pod pewnymi warunkami – mogą skorzystać z opodatkowania według stawki obniżonej (zwykle od 5% do 15%). W pozostałych przypadkach, tj. wówczas gdy dana umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania nie włącza opłat zw. z używaniem urządzeń przemysłowych do pojęcia należności licencyjnych – opłaty takie będą podlegały opodatkowaniu wyłącznie w kraju rezydencji podmiotu otrzymującego płatności (bez konieczności pobierania WHT przez wypłacającego). Kluczowe będzie więc każdorazowe ustalenie, która umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania może mieć zastosowanie, oraz dokładne przeanalizowanie jej postanowień. Warunki skorzystania z preferencji przewidzianej w umowie międzynarodowej Trzeba także pamiętać, że samo powołanie się na przepis właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania nie wystarczy, aby zastosować stawkę obniżoną lub wyłączenie z WHT. Polski podmiot, występujący w roku płatnika, ma obowiązek dochowania należytej staranności oraz odpowiedniego jej udokumentowania, aby być w stanie wykazać przed organami podatkowymi, że prawidłowo zweryfikował uprawnienie do zastosowania danej preferencji. W tym zakresie absolutnym minimum jest pozyskanie od wynajmującego certyfikatu rezydencji ważnego na okres dokonywania płatności za najem samochodu. W praktyce jednak może być problem z jego uzyskaniem. Poza tym organy często wymagają bardziej rozbudowanej dokumentacji, potwierdzającej rzeczywiste prowadzenie działalności przez wynajmującego czy też jego status jako beneficjenta rzeczywistego otrzymywanych płatności. Jakiekolwiek braki lub nieścisłości w tym zakresie mogą skutkować odmową zastosowania postanowień właściwej umowy międzynarodowej. A to oznacza dla krajowego przedsiębiorcy obowiązek odprowadzenia 20% WHT na podstawie przepisów krajowych – przy czym, jeżeli faktycznie brak jest możliwości potrącenia WHT od dokonywanej płatności, konieczne może być jej ubruttowienie, co wiąże się z dodatkowym wydatkiem po stronie polskiego płatnika i koniecznością oceny możliwości jego zaliczenia w koszty uzyskania przychodu. Rozliczenie najmu z pracownikiem – wyjątek Od powyższej sytuacji należy odróżnić przypadek, w którym to pracownik we własnym imieniu wynajmuje samochód za granicą i to on widnieje na fakturze jako nabywca świadczenia, a pracodawca jedynie zwraca mu poniesione z tego tytułu koszty. W takiej sytuacji organy podatkowe uznają, że pracodawca nie ma obowiązku pobrania WHT, ponieważ nie jest nabywcą usługi najmu i nie dokonuje płatności bezpośrednio na rzecz podmiotu zagranicznego. Podsumowanie Zaniechanie analizy skutków korzystania z samochodów wynajmowanych za granicą na gruncie podatku u źródła i braki w dokumentacji potwierdzającej dokonanie takiej analizy, mogą skutkować nieprawidłowościami w rozliczeniach polskich podatników. Z reguły jednorazowo nie są to duże kwoty, jednakże powtarzalność takich transakcji w dłuższej perspektywie czasu będzie wpływała na podwyższenie kwoty ryzyka oraz skutkowała koniecznością rektyfikacji rozliczeń dłuższych okresów. Jeżeli więc zdarzają się w Państwa działalności przypadki użytkowania samochodów wynajmowanych od podmiotów zagranicznych albo planują Państwo takie transakcje i są Państwo zainteresowani stworzeniem lub dopracowaniem procedur w tym zakresie – zapraszamy do kontaktu. W ramach naszych usług oferujemy: Autorki: Katarzyna Jaromińska / Agnieszka Czarnecka 1 Art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i odpowiednio art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.