Zgodnie z ustawami podatkowymi, zaliczka otrzymana na poczet usług lub dostaw towarów realizowanych w przyszłości nie stanowi przychodu dla celów CIT, ale wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego w VAT.
Zapłata na poczet przyszłych świadczeń – kiedy powstaje obowiązek podatkowy w CIT i VAT
Reguły wydają się proste, ale tylko w teorii. W praktyce nie każda wpłata dokonana przed realizacją świadczenia stanowi zaliczkę w rozumieniu ustaw podatkowych, a tym samym nie każda wpływa na moment powstania skutków podatkowych w CIT lub VAT. Nazewnictwo nie przesądza o skutkach podatkowych konkretnej płatności. Dlatego każdy przypadek powinien być analizowany indywidualnie, aby uniknąć problemów biznesowych oraz podatkowych. Może to dotyczyć m.in.:
- przedpłat/wpłat uiszczanych na podstawie umów ramowych dot. wykonania usług lub dostaw towarów;
- kaucji, opłat wnoszonych na zabezpieczenie ewentualnych szkód lub zaległości (np. w umowie najmu);
- wadium wpłacanego w procesie przetargowym;
- opłat rezerwacyjnych (pobieranych np. przez firmy deweloperskie).
Zaliczka a CIT – kiedy powstaje przychód podatkowy
Zasadniczo datą powstania przychodu z działalności gospodarczej jest dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego, wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później jednak niż dzień:
- wystawienia faktury,
- uregulowania należności.
Jednocześnie, ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (i analogicznie, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych) wprost wskazuje, że do przychodów nie zalicza się „pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych”1. Oznacza to, że płatność otrzymana przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru może być:
- przychodem podatkowym – ale tylko wtedy, gdy stanowi bezzwrotne uregulowanie należności (skutkujące definitywnym przysporzeniem dla otrzymującego wpłatę) z tytułu wykonania konkretnej usługi/dostawy, która ma zostać wykonana (np. przy kupowaniu biletów online na koncert, bez prawa dokonania ich zwrotu)
albo
- zdarzeniem neutralnym podatkowo w CIT– jeśli jest przedpłatą (zaliczką) na poczet przyszłych usług/dostaw, tj. płatnością o charakterze zwrotnym (jak przykładowo: kaucja/opłata rezerwacyjna/wadium) lub dokonaną na poczet świadczeń jeszcze niezdefiniowanych (nieskonkretyzowanych w zamówieniu).
Zaliczka a VAT – kiedy należy wykazać podatek należny (i odliczyć podatek naliczony)
Obowiązek podatkowy w VAT powstaje, co do zasady, z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli jednak przed tym zdarzeniem otrzymano całość lub część zapłaty (w tym przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę itp.), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty (z pewnymi specyficznymi wyjątkami wskazanymi w ustawie o podatku od towarów i usług)2.
Zasadniczo zaliczka czy przedpłata na poczet przyszłej transakcji (chociaż neutralna na gruncie CIT) wyznacza moment, w którym należy wykazać podatek VAT należny (w części odpowiadającej otrzymanej zapłacie). Jednakże praktyka organów podatkowych i orzecznictwo sądów administracyjnych pokazują, że i tu sprawa nie jest taka oczywista. Wskazują bowiem, że aby uznać płatność za zaliczkę ujmowaną dla celów VAT:
- zapłata musi zostać dokonana na poczet konkretnej transakcji, tj. przyszłe świadczenie powinno być określone co do rodzaju w sposób jednoznaczny (powinny być określone cechy identyfikujące rodzaj towaru bądź usługi),
- konkretyzacja przyszłego świadczenia powinna być wystarczająco dokładna dla określenia zasad opodatkowania świadczenia, tj. w szczególności należy móc określić miejsce świadczenia i stawkę opodatkowania,
- w momencie dokonania wpłaty zaliczki strony nie powinny mieć intencji zmiany świadczenia w przyszłości.
Jeżeli więc podatnik otrzymuje od kontrahenta płatność na poczet przyszłych usług lub dostaw towarów, które dopiero mogą zostać zamówione w przyszłości (np. spośród szerokiego katalogu dostępnych produktów), taka płatność może nie spełniać powyższych warunków na moment jej otrzymania. Decydujące znaczenie będzie miało to, na ile, i w którym momencie, przeznaczenie otrzymanej płatności jest/staje się na tyle sprecyzowane, aby móc je powiązać z realizacją konkretnego rodzaju usługi lub towaru (w zależności od przypadku może to być data otrzymania płatności lub np. data złożenia zamówienia lub podjęcia uzgodnień o zaliczeniu wcześniejszej zapłaty na poczet konkretnego świadczenia).
Kaucja i depozyt – kiedy nie powstaje obowiązek podatkowy
Niekiedy wpłata ma charakter zabezpieczenia np. potencjalnych strat lub wykonania określonego zobowiązania. Taka płatność może być neutralna podatkowo.
Jest jednak możliwe i często stosowane w praktyce, że status tej wpłaty w określonym momencie, po spełnieniu konkretnego warunku, ulega zmianie, np. wpłata kaucji/opłaty rezerwacyjnej jest zaliczana na poczet ceny za dostawę nieruchomości (i dopiero w tym momencie uznana za zaliczkę).
Zasady opodatkowania zaliczek / wcześniejszych wpłat – podsumowanie
Natura otrzymanej płatności może mieć realny wpływ na to, kiedy przedsiębiorca powinien wykazać przychód w CIT oraz rozliczyć VAT należny. Co więcej możliwe są też sytuacje, gdy dopiero po otrzymaniu płatności dochodzi do zdarzenia, które skutkuje zmianą jej natury (wpływającą na rozliczenia podatkowe).
Niewłaściwa kwalifikacja przedpłaty może natomiast prowadzić do:
- powstania zaległości podatkowych u dostawcy i wiązać się z koniecznością poniesienia przez niego dodatkowych kosztów m.in. związanych z zapłatą odsetek za zwłokę,
- negatywnych skutków także dla nabywcy/dokonującego wpłaty – jego prawo do odliczenia podatku naliczonego materializuje się bowiem dopiero w okresie, w którym faktycznie powstał obowiązek podatkowy VAT z tytułu danej transakcji u sprzedawcy, zatem jeśli ten został ustalony błędnie lub przedwcześnie, nabywca nie ma prawa do odliczenia takiego VAT naliczonego.
Należy więc każdorazowo przeanalizować warunki, na jakich dochodzi do płatności oraz zadbać o:
- ich precyzyjne opisanie w umowie/zamówieniu (jej natury, charakteru wpłaty),
- stosowanie pojęć/nazewnictwa adekwatnego do sytuacji takich jak zaliczka, opłata rezerwacyjna, kaucja, wadium),
- uregulowanie kwestii, czy status tej wpłaty może ulegać zmianie (kiedy, w jakich okolicznościach),
- odpowiednie udokumentowanie.
Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w powyższym zakresie – zapraszamy do kontaktu.
Oferta kancelarii – wsparcie w rozliczeniach VAT i CIT
W ramach naszych usług oferujemy:
- analizę transakcji już dokonanych, ze wskazaniem rekomendacji co do konieczności i sposobu rektyfikacji rozliczeń podatkowych,
- projektowanie postanowień umownych ustalających zasady rozliczeń przyszłych transakcji w sposób bezpieczny podatkowo (z użyciem adekwatnego nazewnictwa, pojęć, takich jak: zaliczka, opłata rezerwacyjna, kaucja, etc.).
Autorki: Katarzyna Jaromińska / Agnieszka Czarnecka
1 Art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
2 Art. 19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług.
